サロンボードが便利！マツエクサロンの効率的な予約管理方法

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美容師の場合、1人で同時に複数のお客様の予約を取ることもありますが、アイリストの場合は1つのベッドに対し1予約という極めてシンプルなものと思われがち。しかし実際は、カウンセリングや準備、施術後のベッドメイキングなど、施術以外にもさまざまな作業が発生します。これらの時間を明確に設定することは、効率的な予約管理を行う上では必要不可欠。今回は、効率UPのためにぜひ見直したい、予約管理方法について考えてみましょう。

「インターバルの設定」何分くらいが適切？

みなさんのサロンでは、次の予約までにどの程度のインターバルを空けているでしょうか？インターバルを設定しなければ、その分多くの予約を受け入れることができますが、次の施術に対して十分な準備ができていない状態では、お客様に不快な思いをさせてしまうことにもなりかねません。効率的な予約管理において、適切なインターバルが取れていることは重要なポイントであると言えるでしょう。

ただし、レセプションがいるサロンの場合は、特にインターバルを設定する必要はありません。次のお客様が来店されるまでに必要な準備や電話対応などは、全てレセプションがしてくれるため、アイリストはカウンセリングと施術に集中することができます。

一方、個人サロンの場合は、適度なインターバルが必要不可欠。電話対応はもちろん、施術後の片付けや次の予約への準備など、全てアイリスト一人でこなさなくてはなりません。準備作業にあまり時間をかけられないものの、快適な施術ができる程度にサロンの環境を整えておくためには、短くても10分程度のインターバルは必要となります。また、お客様の中には、オフなしの予約をしていても、来店時に「やっぱりオフしてもらいたい」と言われる方もいますよね。このような場合でも余裕を持って対応できるように、15分程度のインターバルがあると安心でしょう。

ただ、予約管理をより効率的に行うためには、機械的にインターバルを設定するだけでは十分とはいえません。お客様の予約内容やスタッフのスキルに合わせて、どれほど細かく時間設定できるかが重要なのです。

施術内容（本数、スタッフのスキル）に合わせた個別設定していますか？

おそらく多くのサロンが、新規のお客様の80本につき1時間半程度、120本につき2時間程度で予約を受け付けているのではないでしょうか。リピーターのお客様でリペアの場合は、これよりも短時間で予約をとることができますが、アイリストのスキルの差によって、120本を1時間の予約でとれるスタッフもいれば、1時間半必要とするスタッフもいます。

また、オフがあるかどうかも当然、施術時間の長さに関係してきますよね。オフがあるお客様の場合は、15分から30分程度の時間を追加することになるでしょう。一方で、自分のサロンにとっては新規のお客様であっても、同系列の他店舗で施術経験があるお客様であれば、カウンセリング時間を短縮できる場合もあります。必要なインターバルは確保しつつ、無意味に空いた時間を作らないようにするためには、時間短縮できる部分がないかどうか常に気を配ることが大切。一つの予約に対しても、「カウンセリングに〇分、オフに〇分…」と予約内容を細分化して時間を割り当てるようにしましょう。

予約管理システムを使った予約管理効率化のコツとは？

ここからは、予約管理を効率化するための実践編についてご紹介しましょう。

多くのサロンが導入するサロン向け予約管理システム「サロンボード（SALON BOARD）」。

複数のアイリストを抱えるサロンの場合、一画面で全アイリストの予約状況を確認でき、データ収集もサポートしてくれます。また、国内最大級のサロン予約サイトである「HOT PEPPER Beauty」と完全連携しているため、ネット集客がしやすく、サロンにとって導入価値の高いシステムと言えるでしょう。おそらく、この記事をご覧になる多くのアイリストが、一度はサロンボードを使った経験を持っているのではないでしょうか。そこで、今回は基本的な使い方については割愛し、より効率的にサロンボードを使いこなすコツについて解説します！

＜サロンボード予約確認画面＞

サロンボードの操作自体は、いたってシンプル。多くの情報を登録できるようになってはいますが、ネット連携によって画面上に予約内容が自動反映されるため、アイリストが直接入力する手間は最小限になるよう工夫されています。しかし、予約管理を効率化させるためには、ネットから連携した情報をそのまま放置しているだけではNG。日々、予約内容をチェックして、実際のサロン状況とズレが生じていないか、ズレがあった場合にこまめに調整できているかが重要です。

具体的には、

□ネットから反映された予約時の施術時間は適切なものかどうか
□不必要なインターバルが設定されている時間帯はないか
□電話予約を受けた内容を逐次、システムに反映できているかどうか
□電話で予約キャンセルが入った場合に、速やかに漏れなく入力できているか

といった、ポイントが抑えられているといいでしょう。

例えば、システム上で2時間以上の空き時間がなければ予約を受け付けないような設定になっていたとしましょう。その日の空き時間が全て1時間～1時間半しかなかった場合、システム上では「空き時間はありません」と表示されてしまうことになります。仮に、「リペアでお願いしたい！」というリピーターのお客様がいたとしても、1時間半あれば十分予約を受け付けられたにもかかわらず「空いてなさそうだから別の日にしようかな…」となってしまい、予約をもらえるチャンスを逃してしまうことになるでしょう。

また、メニューごとにかかる想定時間もサロン側が設定することができますが、あまりに多く時間を設定しすぎていると、せっかくの空き時間があっても「予約できません」となってしまいます。メニューの時間設定も定期的に見直すようにするといいですね。

予約をもらえるチャンスを逃さないためには、常にアイリストが予約状況をチェックし、必要に応じて調節することが重要。「このお客様はオフがないから少し短縮できそう」「今日はベテランアイリストばかりだから、施術時間を長くとらなくてもよさそう」といったように、予約可能枠をなるべく増やす努力を欠かしてはいけません。一番避けなくてはならないのは、「予約が受け付けられる状況だったのに、システム反映漏れで出来なかった…」ということ。常に、システム上の内容とサロン状況を一致させておくことはもちろん、お客様から見て予約ができる状態になっているかどうか、気を配るようにしましょう。

ここからは、あるサロン様から実際にお聞きした、予約管理効率化のコツをご紹介します。

アイリスト指名予約の少ないサロンを目指す

リピーターのお客様にとって「今回仕上がりもよくて、モチもよかったから、次もこのアイリストさんにお願いしたい！」という場合、アイリスト指名制度はとても便利なものです。しかし、サロンにとっては、一部のアイリストにばかり予約が集中して、他のアイリストが手空きの状態となってしまうこともあるため、あまり嬉しい制度とは言えないのが現状ではないでしょうか。

サロンボードには、指名制度の有無を設定できる機能があります。その設定をOFFにしておけば、電話での指名はあったとしても、ネット上からは指名ができなくなります。今回、お話を伺ったサロンの場合も、ネットからの指名はできないようにしているのだそう。また、指名をできる限り減らしていくために、アイリスト全員が同じレベルの施術をできるようにサロン全体でのスキルアップを常に心がけているそうです。

「HOT PEPPER Beauty」のトップページに予約の空き状況を掲載する

みなさんご存知の通り、「HOT PEPPER Beauty」では、サロン検索した際に表示される一覧画面で、お店ごとに短いキャッチコピーを公開できるようになっていますよね。この部分に「〇月〇日〇時～リペア空きあり！お電話でお問い合わせください」と表示しておくと、お客様の目に留まる確率も高まります。

この情報を見て、「今日の仕事帰りに寄ろうかな」と思い立ってくれる方もいるかもしれません。サロンTOPのキャッチコピーを利用することで、お客様が予約画面を開かなくても気軽に空き状況を見られるだけでなく、予約画面には反映しきれない細かな情報も掲載することができます。ただし、Hotpepper Beautyは基本的にはネット予約で予約を入れたいお客様が多いサイトです。このようにお電話次第では入れるという内容の場合、「自分の施術に大体どれくらいの時間がかかるか」を知っている既存のお客様であれば興味を示してくれそうです。多くの人の目に留まるよう、さまざまな機能を積極的に活用していくようにしたいですね。

まとめ

サロンにとって予約管理の質を高めることは、非効率な時間の使い方を顕在化させるだけでなく、新規のお客様を呼び込める可能性を高めることにもつながります。そのために、多少の手間や工夫は必要となりますが、習慣化することで自然とこなせるようになるでしょう。サロンボードについても触れましたが、シンプルなシステムであればあるほど、サロンのスタイルに合わせた活用の幅を拡げやすいはず。システムの予約画面を見ながら「この時間を調整すれば、もう一つ予約を受けられるかもしれない」という意識を常に持つようにすると、自然と施術自体のスピードアップにもつながってくるのではないでしょうか。