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更新日：2021年8月4日公開日：2019年3月22日

【マツエクサロンの集客数UP！】サロンボードの効率的な予約管理方法のコツとは

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「サロンボード(SALON BOARD)」といえば、マツエクサロンの業務効率化をサポートする人気のサロン管理システム。機能も充実していて、操作の仕方も分かりやすいとの声も多いです。今回はサロンボードのメリットを最大限活かせるようになる、効率的な使い方についてご紹介します。みなさんの普段の運用はいかがでしょうか？一緒に見直していきましょう！

まずはおさらい！サロンボードってどんなシステム？

多くのサロンが使用する予約・顧客管理システム「サロンボード」。

さまざまな機能があり、予約から顧客管理、集客、レジ、集計・分析などサロン業務のあらゆる場面でサポートしてくれるシステムです。

画像元：サロンボード公式HP

その中でも予約管理に関係する機能は、

① 予約・スケジュール管理　：サロン全体と担当スタッフごとの予約・予定の確認・変更・キャンセル
➁ 予定・シフト管理　　　　：シフトや休憩などの予定を登録
③ 予約データ管理　　　　　：予約情報のデータ出力

の3つ。シンプルな機能の中には、「予約管理が煩雑」「空き状況の確認に時間がかかっていて効率が悪い」など予約にまつわる悩みを解消してくれる仕組みが充実しています。

サロンボード予約機能のメリット

サロンボードの予約機能にはさまざまなメリットがあります。ひとつずつご紹介しますね。

24時間ネット予約が可能

サロンボードは、国内最大級の検索・予約サイトであるHotpepperBeautyと連携して使うことができます。(掲載期間終了後はサロンボードのみでの使用も可能）また、サロンHPにネット予約機能（サロンダイレクト機能）をつけることも可能。予約が入るとアラーム（メール機能あり）で知らせてくれるため、見逃す心配もありません。

予約の一元管理

HotpepperBeauty 。サロンHPからの予約や、電話予約も直接入力することができるため、予約の空き状況が1つの画面で検索・閲覧できる状態に。紙の台帳のような画面レイアウトが見やすく、操作もシンプル。システム操作に不安な方、苦手な方でも使いやすい工夫がされているところも魅力のひとつです。

顧客管理

予約されたお客様の情報を管理できます。過去の施術履歴や誕生日、メッセージのやりとり履歴も1つの画面上で簡単に見ることができます。

こんなサロンボード画面は要注意！

便利で使いやすいと評判のサロンボードではありますが、非効率な使い方をしていてはせっかくの効果が発揮されないことも…。ここからは、普段サロンボードを使っているみなさんにもぜひ考えてみて欲しい、気をつけるべきポイントを挙げていきましょう。

予約数が少ない状態

サロンボードの画面はサロン全体の予約の入り数が一目瞭然。そのため、予約が少ない・多いという判断も客観的に判断することができます。上の例のような状態は、空白が目立ち予約が多いとはいえませんね。サロンボードの理想的な姿は、それぞれのアイリストのスケジュールの帯がすき間なく埋まっている状態。空き時間の多い状態というのは最も避けなくてはならないというのが大前提です。

予約は埋まっているものの、すき間時間が多い状態

こちらの例は、中途半端なすき間時間が多く、予約調整が上手くできていない状態。指名予約が多いサロンでは、スタッフ間で予約を移動させながら時間調整を図ることが難しく、特に陥りやすい傾向にあります。また、一施術あたりの予約時間を長くとりすぎると、実際の状況と画面上で空き時間のズレが生じることに。サロンボードの画面上の状況が実際のサロンの動きに合っていなくては、予約管理もしにくくなってしまうでしょう。

予約と予約の間に無駄なインターバルが多い状態

適切なインターバルについては、こちらのBeauté過去記事をぜひ読んでみてください。

サロンボードが便利！マツエクサロンの効率的な予約管理方法美容師の場合、1人で同時に複数のお客様の予約を取ることもありますが、アイリストの場合は1つのベッドに…

個人サロンやレセプションのいないサロンにとって、インターバルはお客様を万全な状態で受け入れるために必要不可欠な準備期間。ただし、必要以上に時間を取りすぎると一日あたりの予約可能数を減らしてしまうことにもなります。

また、インターバルは機械的に設定するものではなく、お客様の施術内容によって柔軟に調整するべきもの。予約管理を効率化させるためには、必ず考えなくてならないポイントのひとつです。

無駄をなくすためにできること

サロンボードの予約管理機能そのものはいたってシンプル。だからこそ、それぞれのサロンが業務スタイルに合わせて効率的に使う方法を工夫することができます。最後に、サロンボードを無駄なく使うためのコツをご紹介しましょう。

設備設定機能を使って設備・スタッフの予定を同時登録する

設備設定機能というのは、マツエクメニューごとに対応する設備を登録する機能のこと。出勤スタッフよりもベッドなどの設備数が少ないサロンはもちろん、シフトの関係で一時的にスタッフ人数よりも設備数が不足しそうな場合にも便利です。

画像元：ホットペッパービューティー課題別活用法 | 株式会社デルタマーケティング

画面上ではスタッフごとのスケジュール軸の一番下に設備軸を表示させることができます。スタッフの予定と使用設備を同時に登録することで、空きのベッド台数まで管理することができるように。予約のダブルブッキングも防げますね。

予約時間の調整はリアルタイムで行う

予約時間の調整とは、予約が入りやすい状態にしておくということ。

例えばこちらのサロンの場合、一番上のスタッフに入った10時からの予約が指名でない場合、その下のスタッフにスライドすることで、上のスタッフは9時から13時まで空き時間になります。この方がネット予約のあき枠も多くでき、お客様も予約をとりやすくなりますよね。

また、施術時間はお客様の性格（会話が好きな方、デザインを決めるのに時間がかかる方など）やスタッフの施術スピードによって絶えず変動するもの。予約時の想定時間の通りにいかないこともありますよね。そのときは、直前で予約を入れようとする他のお客様のためにも、予約時の想定時間と実際の施術時間のズレをすぐに画面上に反映させることが大切。ただし、レセプションがいない場合にはそれも難しいため、

スタッフ全員の施術スピードにできるだけ差がないように一定化を目指す
お客様のデザイン決めが効率よく進められるようにする

といった方法を考えてみることも大切です。

デザイン決めで悩まれているお客様への「スピーディな決め方」のご提案方法とは「デザインが決まってないんです」「雰囲気を変えたいような気もするし…どうしようかな？」、このように、…

HotpepperBeauty予約の事前確認画面で、所要時間や注意事項を事前に伝えておく

予約の事前確認画面というのは、ほとんどのお客様が「正しく予約できているかな？」と注意しながらチェックする画面。ということはつまり、サロンからの情報を伝えやすい画面でもあります。例えば、クーポンやメニューの説明欄の中にそれぞれの所要時間を記載しておけば、お客様も予約を取りやすくなりますよね。また、予約画面の中の「サロンからお客様への確認事項」という欄に「予約の〇分前までにご来店ください」などの注意事項を記載することで、時間通りに施術をスタートできるようになるでしょう。

さらに、事前に簡単に確認できそうなことを予約画面で入力しておいてもらえれば、カウンセリング時間の短縮にもなります。予約画面の連絡欄を有効に使えているかということも、ぜひ意識してみてください。

メニュー設定の時間がインターバルなど含め正しいか

インターバルを適切な長さで設定するためには、

メニューごとの所要時間
お客様（リピーターの方）の性格やこれまでの施術の傾向

を見ながらこまめに調整することが大切。その他にも、その日のスタッフの人数や、悪天候で交通状況が悪いときなど、さまざまな事態に合わせて見直すことが大切です。

ただし、いくら予約数を稼ぎたいからといってインターバルを短くしすぎると、施術が上手く回らないこともあります。お客様の施術はもちろん、施術後のアフターフォローの時間もしっかりととったうえで設定するようにしましょう。また、レセプションがいないサロンの場合には、HotpepperBeautyの予約画面に「施術中は対応できないことがあります」と一言添えてあればより丁寧ですね。

まとめ

サロンボードを採用しているサロンにとって、普段の運用の効率化を図ることは予約業務の流れをスムーズでストレスフリーなものにすることにつながります。そのためにはまず、「非効率になっているところはないかな？」と意識してみることが大切。ぜひ今回の記事の中でご紹介したポイントをヒントに、サロンボードの有効化について考えてみてください。